Commissioni di sorveglianza sugli archivi e versamenti di documenti storici in Archivio di Stato

• Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent’anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio.
• Il soprintendente all’Archivio Centrale dello Stato e i direttori degli Archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento.
• Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.
• Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all’Archivio Centrale dello Stato e agli Archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.
• Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero della Cultura e dell’Interno, con il compito di:
  • vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
  • collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
  • proporre gli scarti di cui al comma 3,
  • curare i versamenti previsti al comma 1 da parte degli organi giudiziari e amministrativi dello Stato (documenti relativi ad affari esauriti da oltre trent’anni; 70 anni per liste di leva e 100 per gli atti notarili),
  • identificare gli atti di natura riservata (e definire i comportamenti nei loro confronti nelle operazioni di scarto e nei versamenti in Archivio di Stato).